Las actividades profesionales y empresariales cotidianas parecen estar influenciadas por una extraña ley de la naturaleza, según la cual, cuando se busca un documento que se necesita con urgencia, se vuelve imposible encontrarlo.
Resulta que última persona que lo editó, no está disponible en ese momento, y no se sabe en cuál archivo lo guardó (y en eso consiste la extraña ley a la que nos referimos) precisamente para tenerlo a mano cuando se necesitara.
El desafío es mayor en la medida en que crece la cantidad de datos y los documentos se almacenan en un creciente número de repositorios diferentes. Administrar tantos datos, en sistemas desconectados, es en extremo difícil.
Pero, con el fin de evitar esos inconvenientes, más comunes de lo que se quisiera, la tecnología nos provee de un software para organizar todos los documentos en un solo lugar, organizados de acuerdo con las características de cada documento.
Así, usted tendrá diversas rutas para encontrarlo: con el nombre del cliente, por el tipo de proyecto, por la fecha, el estado en que se encuentra o cualquier otro criterio importante para la empresa.
Con esas capacidades, M-Files se nos presenta como una solución mágica, especialmente pensada para las pequeñas y medianas empresas que todavía dependen, en gran medida, de documentos emitidos en papel.
M-Files es también una plataforma inteligente de gestión de contenidos que mejora el rendimiento de la empresa y ayuda a las personas a encontrar y utilizar la información que buscan, en empresas de mayor avanzada tecnológica.
Además de organizar documentos y mostrarlos mediante un procedimiento fácil y dinámico, el software proporciona toda una serie de facilidades y beneficios:
No hace falta guardar abastecerse de duplicados. El documento puede ser encontrado por diferentes vías, como datos relacionados con el cliente y aspectos asociados al proyecto.
La versión única del documento impide que alguien pueda abrirlo y modificarlo. Para evitar que alguien lo modifique, simplemente lo cierra.
Para documentos compartidos, cuenta con las funciones de proteger y desproteger. Con ellas se puede se le puede seguir el rastro, para observar si se está editando y quién está haciendo los cambios.
Aunque haga cambios en un documento tiene la alternativa de guardar las versiones anteriores.
Si así lo desea, varias personas pueden ser co-autoras de un documento, simultáneamente.
La solución presenta vistas dinámicas o carpetas virtuales que organizan la información automáticamente, no de acuerdo con el lugar donde se encuentra, sino por lo que cada documento es.
Es intuitiva y accesible y no requiere capacitación especial para su uso. Funciona como una simple unidad de almacenamiento, por lo que se puede guardar fácilmente desde cualquier programa, como Word, Excel o PowerPoint.
M-Files tiene la ventaja adicional de que es accesible desde la oficina o desde cualquier lugar, mediante aplicaciones móviles disponibles para descargar desde Google Play, Windows Store y Apple App Store.
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